Bordsplaceringskarta: välj mellan alfabetisk lista och bordsvis lista
Bordsplaceringskartan svarar på en fråga: vilket bord ska jag till? Den behöver därför vara lätt att söka i, även för gäster som inte känner de andra. Här finns två ifyllda mallar som du kan kopiera och byta namn i.
Samma nummer på karta och bord
Clear/Guld-bordsnummer innehåller 20 kort, numrerade 1–20, cirka 7 × 12 cm. Hållare ingår inte. Till sex numrerade bord använder du kort 1–6 ur ett set; om varje kort ska stå i hållare behövs sex passande hållare, inte sex nummerset. Kontrollera hållarens passform separat.
Alfabetisk lista för snabb namnsökning
Sortera på efternamn och skriv det först om den ordningen är vald. Håll samma format på varje rad. Använd fullständiga namn så att två Anna inte behöver gissa. Tabellen är ett litet exempel; vid större bröllop kan den delas i tydligt märkta intervall som A–H, I–R och S–Ö.
| Efternamn, förnamn | Bord |
|---|---|
| Andersson, Emma | 2 |
| Berg, Amir | 1 |
| Holm, Maja | 3 |
| Karlsson, Joel | 2 |
| Lind, Sara | 2 |
| Lund, Oskar | 3 |
| Nyström, Leo | 1 |
| Sund, Nora | 1 |
| Öberg, Lina | 3 |
Bordsvis lista när grupperna är små
En lista per bord fungerar när gästen lätt kan överblicka namnen. Visa bordsnumret stort och håll namnen inom varje grupp i samma ordning, exempelvis efternamnsordning. Blandning av smeknamn och formella namn gör sökningen svårare.
| Bord 1 | Bord 2 | Bord 3 |
|---|---|---|
| Amir Berg | Emma Andersson | Lina Öberg |
| Leo Nyström | Sara Lind | Maja Holm |
| Nora Sund | Joel Karlsson | Oskar Lund |
Välj format och låt någon provläsa
Skriv först ut en version i den verkliga storleken. Be någon som inte lagt bordsplanen hitta två namn från den plats där gästerna ska stå. Om personen måste gå nära och leta rad för rad behöver texten bli större eller listan delas upp. Två likadana kartor kan minska trängseln, men bara om de visar samma aktuella placering.
Placera kartan där gäster kan stanna utan att blockera entrén. Bordsnummer inne i lokalen måste motsvara kartan exakt. Ett tematiskt namn som ”Björken” fungerar också, men då ska det stå på både karta och bord.
Gör sena ändringar på ett ställe
Håll namn och bord i en huvudlista och skapa utskriften därifrån. Märk ditt arbetsdokument med versionsdatum. Om du ändrar en placering, uppdatera kartan, bordets namnkort och eventuell lista till serveringspersonalen. Gå sedan en kontroll från gästnamnet till bordet och tillbaka. På så sätt blir skylten ett hjälpmedel och inte ytterligare en gammal version att hålla reda på.
Karta och bord ska säga samma sak
Välj skylt eller hållare när du vet hur stor den färdiga listan blir. Kontrollera att pappret får plats och går att byta om en gäst flyttar bord. Köp bordsnummer efter det faktiska antalet bord och använd samma siffror på kartan.
Tillbehör som passar
Läs vidare
Låt en provgäst hitta sitt bord
En bra bordsplaceringskarta går snabbt att använda även för den som inte känner någon annan. Be en vän hitta ett namn i ert utkast utan att ni hjälper till. Titta på vad personen gör först. Läser hen igenom varje bord eller hittar hen namnet direkt? Det testet säger mer än hur väl kartan passar färgtemat.
En alfabetisk lista passar ofta när gästerna främst vill hitta sitt eget bord snabbt. En bordsvis lista ger en tydlig bild av vilka som sitter tillsammans. Välj efter antal namn, ytan ni har och hur översikten ska användas. Vid 100 gäster blir det många rader oavsett upplägg. Flera tydliga kolumner kan hjälpa, men bara om läsordningen fortfarande är begriplig.
Anta att 60 gäster sitter vid tio bord. I en bordsvis version får varje bord sex namn och en rubrik. I en alfabetisk version får varje person en egen rad med sitt bordsnummer. Antalet gäster är samma, men mängden upprepade rubriker och mellanrum skiljer sig. Gör därför layouten med riktiga namn innan ni bestämmer skyltens storlek. Långa namn behöver mer plats än tillfälliga testnamn.
Välj en tydlig princip för namnordningen. Förnamn kan kännas personligt, men två personer med samma förnamn behöver särskiljas. Ett fullständigt namn eller en annan överenskommen, begriplig lösning hjälper. Använd samma namnform på placeringskortet. Lägg inte allergier, familjerelationer eller annan känslig information på den offentliga kartan.
Ställ översikten där gäster kan samlas utan att stoppa entrén eller serveringen. För en större middag kan två likadana översikter minska trängseln, om det finns plats för det. Ge en värd den senaste listan för sena ändringar. Då behöver ni inte trycka om allt för att en person blir sjuk eller behöver flytta närmare en utgång.
Kontrollera före dagen
- Provleta tre namn med olika längd och begynnelsebokstav.
- Kontrollera alla namn mot senaste OSA-listan.
- Ge en värd en aktuell arbetskopia.
Detaljer till er dag
Välj det som passar er plan och kontrollera förpackningens innehåll innan ni beställer.